Privacy en bescherming van persoonsgegevens
De Polderstad Makelaardij verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en
transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen
over de verwerking van persoonsgegevens door Polderstad Makelaardij.
Privacywetgeving (GDPR / AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze
nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in
de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van
persoonsgegevens.
Privacy statement en privacybeleid
Wij gebruiken bepaalde woorden in dit privacy statement. Hieronder leest u wat wij met een aantal
van deze woorden bedoelen:
• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook uw inkomen.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het
verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze
administratie.
1. Van wie verwerkt Polderstad Makelaardij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben,
willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:
• klanten en hun vertegenwoordigers;
• mensen die interesse tonen in onze producten en diensten,
• mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben,
willen krijgen of hebben gehad.
• Medewerkers van Polderstad Makelaardij en op ZZP basis aan Polderstad Makelaardij gelieerde onderaannemers.
Let op: als uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, bent u
verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit privacy statement aan hen geven.
Uw medewerkers kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.
Om uw en onze belangen te beschermen kunnen wij persoonsgegevens verwerken van derden. Dit
doen wij bijvoorbeeld in het kader van fraudebestrijding.
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Polderstad Makelaardij verwerkt persoonsgegevens. Polderstad Makelaardij werkt op ZZP basis met diverse andere makelaarskantoren. Waar wij in dit privacy statement spreken over Polderstad
Makelaardij, bedoelen wij Polderstad Makelaardij en het, voor u op het moment van het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst, bekende makelaarskantoor waarmee wordt samengewerkt.
Wilt u weten of Polderstad Makelaardij of het samenwerkende makelaarskantoor verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met kantooreigenaar Polderstad Makelaardij: mw. D. C. Alosery, middels daphne.alosery@polderstad.nl of via 036-8447499
3. Waarvoor verwerkt Polderstad Makelaardij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Om een relatie met u te kunnen aangaan
Als u klant bij ons wilt worden of wanneer u een nieuw product of een nieuwe dienst wilt afnemen,
hebben wij persoonsgegevens nodig. Zo moeten wij bijvoorbeeld een onderzoek doen om te
beoordelen of wij u als huurder of aankoopklant kunnen accepteren, of dat wij uw woning mogen verkopen. Hiervoor kunnen wij ook gegevens van u gebruiken die wij van anderen krijgen. Bijvoorbeeld van het Bureau Krediet Registratie (BKR). De gegevens die wij van u ontvangen en over u hebben vastgelegd kunnen wij ook gebruiken om analyses te maken om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een bepaald product. Ook mogen wij bij het aangaan van een relatie een AVG volwaardige kopie van uw identiteitsbewijs maken.
b. Om de relatie met u te onderhouden en opdrachten uit te voeren
Als u klant bij ons bent, willen wij u goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens.
Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden.
c. Om uw en onze belangen te beschermen
Om uw en onze belangen en die van onze sector te beschermen kunnen wij persoonsgegevens
verwerken. Bijvoorbeeld om fraude tegen te gaan of te onderzoeken. Voor dit doel kunnen wij de
incidentenregisters en waarschuwingssystemen van de sector raadplegen en hier persoonsgegevens
in vastleggen. Ook kunnen wij voor dit doel openbare bronnen raadplegen zoals openbare registers,
kranten en het internet. Wij kunnen – ter bestrijding van cybercrime zoals botnets – gegevens van u
doorgeven aan derde partijen die zich bezig houden met de bestrijding van cybercrime. Wij doen dat
alleen als wij met deze partijen afspraken hebben gemaakt over het zorgvuldige gebruik van uw
gegevens.
d. Voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten
Om u goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van
onze producten en diensten. In sommige gevallen verwerken wij hiervoor persoonsgegevens.
Bijvoorbeeld als u een vraag stelt over een product.
e. Voor promotie- en marketingdoeleinden
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld
om u te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor u is. Of om beter op uw
wensen te kunnen inspelen. Wilt u niet benaderd worden voor commerciële doeleinden? Dan kunt u
dit aangeven bij Polderstad Makelaardij. Wij kunnen uw gebruik van onze website koppelen aan de informatie die bij ons over u bekend is om onze dienstverlening te verbeteren en om voor u relevante advertenties te tonen. Wij kunnen de gegevens die wij van u hebben vastgelegd ook gebruiken om analyses uit te voeren. Met behulp van deze analyses kunnen wij de dienstverlening
aan u verbeteren. We kunnen de analyses ook gebruiken om inzicht te geven aan onze klanten ten behoeve van benchmarkonderzoek.
f. Om overeenkomsten met leveranciers en zakelijke klanten aan te gaan en uit te voeren
Als u voor uw werk contact heeft met Polderstad Makelaardij kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen. Of om u toegang te kunnen geven tot onze kantoren.
g. Om wettelijke verplichtingen na te komen
Wij moeten op basis van bepaalde wet- en regelgeving gegevens over u verzamelen. Op grond van de
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) moeten wij bijvoorbeeld
een (nader) onderzoek instellen wanneer er sprake zou kunnen zijn van een ongebruikelijke
transactie. Ook moeten wij op basis van de WWFT vaststellen wie de uiteindelijke eigenaar van een
bedrijf is waar wij een relatie mee hebben. Wet- en regelgeving kan ons er ook toe verplichten om
(geanalyseerde) gegevens over u aan een overheidsinstelling, een belastingautoriteit of aan een
toezichthouder binnen of buiten Nederland door te geven. Bijvoorbeeld aan de Autoriteit Financiële
Markten. Omdat wij moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen en verdragen, moeten wij soms
gegevens van u verstrekken aan de Nederlandse belastingautoriteit.
h. Voor onze bedrijfsvoering
Als dienstverlener vinden wij het belangrijk en is het noodzakelijk dat wij een goed overzicht hebben
van onze klantrelaties. Daar hoort ook bij dat wij weten of u samenwerkt met andere partijen die een
risico kunnen opleveren. Om dit overzicht te krijgen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen,
verwerken wij persoonsgegevens.
i. Voor archiefdoeleinden
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde
doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog
bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar bij juridische
procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.
4. Verwerkt Polderstad Makelaardij ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk
verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens in onze standaard dienstverlening. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, zoals hiervoor wordt beschreven in punt 3g, met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
5. Hoe gaat Polderstad Makelaardij met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel
waarvoor zij zijn verwerkt. Binnen Polderstad Makelaardij kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze
medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Uw persoonsgegevens kunnen ook tussen op ZZP basis aan Polderstad Makelaardij gelieerde onderaannemers worden uitgewisseld. Maar alleen wanneer dit verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Gegevens waar uw identiteit mee is vastgesteld kunnen bijvoorbeeld ook gebruikt worden door op ZZP basis aan Polderstad Makelaardij gelieerde onderaannemers waar u zaken mee wilt gaan doen.
Als wij optreden als tussenpersoon moeten wij persoonsgegevens uitwisselen. Bijvoorbeeld met een taxateur, bouwkundige keurder, verhuisbedrijf, financieel adviseur, geldverstrekker, notaris of vergelijkbare voor de aan- of verkoop betrokken partij waarbij u via ons een dienst bij wil afnemen.
Soms schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld een drukkerij die voor ons een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt.
Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens
hebben verwerkt. Bijvoorbeeld voor promotie- en marketingdoeleinden. Daarnaast kan deze derde
alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen
en geheimhouding garandeert.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden uitgewisseld met derden die wij inschakelen bij onze bedrijfsvoering of de uitvoering van onze diensten. Uw persoonsgegevens kunnen zowel tijdens als na de verwerking voorwerp zijn van onderzoek door bevoegde nationale autoriteiten van de landen waar dergelijke gegevens zich vanwege het verwerkingsproces bevinden. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Bijvoorbeeld aan de belastingdienst of aan een toezichthouder. Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.
6. Welke regels gelden voor Polderstad Makelaardij bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is Polderstad Makelaardij onder meer gebonden aan:
• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
• De Telecommunicatiewet
Waar nodig is de verwerking van persoonsgegevens door Polderstad Makelaardij aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Kan ik zien welke persoonsgegevens Polderstad Makelaardij van mij verwerkt?
Ja, u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn verwerkt bij Polderstad Makelaardij. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Polderstad Makelaardij.
8. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Polderstad Makelaardij kunt u terecht bij kantooreigenaar Polderstad Makelaardij: mw. D. C. Alosery, middels daphne.alosery@polderstad.nl of via 036-8447499.
9. Kan Polderstad Makelaardij dit document wijzigen?
Ja, ons privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan
passen wij het privacy statement daarop aan. En als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan
attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De
meest actuele versie van ons privacy statement kunt u steeds terugvinden op www.polderstad.nl.
Eerdere versies kunt u ook inzien via onze website.